員工離職即雇員和雇主之間結(jié)束雇傭關(guān)系，而公司人員變動對企業(yè)人力資源的合理配置具有極其重要的作用。

在老員工離職以及新員工入職的整個過程之中，涉及到了方方面面的法律知識以及需要注意的事項。這要求HR對相關(guān)法律極其了解，今天勞動法全集給大家?guī)?份關(guān)于HR必備的證明文件。

勞動合同

勞動合同在現(xiàn)代企業(yè)管理中所起的重要作用已不言而喻，沒有與勞動者簽訂合同，那么企業(yè)將每月支付員工二倍工資。

合同內(nèi)容

企業(yè)至少應(yīng)準備三份合同模板，包括：固定期限勞動合同、無固定期限勞動合同和以完成一定工作任務(wù)為期限的勞動合同，有需要的企業(yè)還應(yīng)備一份非全日制用工勞動合同。

勞動合同一定要盡量詳細，除勞動合同的必要因素外，對培訓(xùn)、保守秘密、補充保險和福利待遇等也應(yīng)進行約定。

職工名冊

《勞動合同法》第七條規(guī)定：用人單位應(yīng)建立職工名冊備查?！秾嵤l例》第三十三條補充：用人單位違反勞動合同法有關(guān)建立職工名冊規(guī)定的，由勞動行政部門責(zé)令限期改正；逾期不改，由勞動行政部門處2000元以上2萬元以下罰款。

企業(yè)必備職工名冊，既可以在產(chǎn)生勞動爭議時作為有力的證據(jù)，也可以避免不必要的行政罰款。

職業(yè)名冊內(nèi)容

一般包含：勞動者姓名、性別、公民身份號碼、戶籍地址及現(xiàn)住址、聯(lián)系方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等。HR可根據(jù)企業(yè)的實際情況，將職工名冊詳細化。

勞動合同簽收單

《勞動合同法》第八十一條規(guī)定：用人單位提供的勞動合同文本未載明本法規(guī)定的勞動合同必備條款或者用人單位未將勞動合同文本交付勞動者的，由勞動行政部門責(zé)令改正；給勞動者造成損害的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

企業(yè)僅僅簽訂勞動合同而沒有送達勞動者，或無法證明勞動者已收到勞動合同，會面臨著不必要的賠償風(fēng)險。

簽收單內(nèi)容

一般包含：勞動合同文本編號、勞動者姓名、身份證號碼、所屬部門、具體崗位、入職時間、合同期限、簽約時間、簽約地點、勞動合同簽收時間、勞動者簽收并確認后簽名、備注等。

職位告知書

《勞動合同法》第八條規(guī)定：用人單位招用勞動者時，應(yīng)當(dāng)如實告知勞動者工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬，以及勞動者要求了解的其他情況。
用人單位如實告知勞動者職位情況是主動義務(wù)，即使勞動者不提出要求也得主動告知。實踐中用人單位往往會忽視這個主動告知義務(wù)，導(dǎo)致發(fā)生因“欺詐”而導(dǎo)致勞動合同無效并賠償勞動者損失的法律風(fēng)險。

告知書內(nèi)容

一般包含：工作內(nèi)容、工作條件、工作地點、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動報酬等。

勞動合同變更協(xié)議書

《勞動合同法》第三十五條規(guī)定：用人單位與勞動者協(xié)商一致，可以變更勞動合同約定的內(nèi)容。變更勞動合同，應(yīng)當(dāng)采用書面形式。

主要內(nèi)容

一般包含：用人單位基本情況、勞動者基本情況、原勞動合同基本情況、具體變更內(nèi)容、變更日期、雙方簽字蓋章等。

解除、終止勞動合同通知書/申請書

解除、終止勞動合同是結(jié)束勞動者與用人單位之間關(guān)系的唯一途徑，解除、終止勞動合同的具體時間是計算工資、加班費、經(jīng)濟補償金數(shù)額的重要依據(jù)。

解除合同內(nèi)容

一般包含：勞動者名稱、解除或終止勞動合同的原因、解除或終止勞動合同的日期、交接手續(xù)辦理的流程和時限、用人單位蓋章、勞動者簽收等。

解除、終止勞動合同的證明

《勞動合同法》第五十條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。

第八十九條規(guī)定：用人單位違反本法規(guī)定未向勞動者出具解除或者終止勞動合同的書面證明，由勞動行政部門責(zé)令改正；給勞動者造成損害的，應(yīng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

證明內(nèi)容

用人單位出具的解除、終止勞動合同的證明，應(yīng)當(dāng)寫明勞動合同期限、解除或者終止勞動合同的日期、工作崗位、在本單位的工作年限等。

加班申請書

《勞動合同法》第三十一條規(guī)定：用人單位應(yīng)當(dāng)嚴格執(zhí)行勞動定額標(biāo)準，不得強迫或者變相強迫勞動者加班。用人單位安排加班的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定向勞動者支付加班費。

另第八十五條中規(guī)定：用人單位安排加班不支付加班費的，由勞動行政部門責(zé)令限期支付勞動報酬、加班費或者經(jīng)濟補償。

《勞動合同法》第八十五條規(guī)定：用人單位有下列情形之一的，由勞動行政部門責(zé)令限期支付勞動報酬、加班費或者經(jīng)濟補償：勞動報酬低于當(dāng)?shù)刈畹凸べY標(biāo)準的，應(yīng)當(dāng)支付其差額部分；逾期不支付的，責(zé)令用人單位按應(yīng)付金額百分之五十以上百分之一百以下的標(biāo)準向勞動者加付賠償金；安排加班不支付加班費的。

加班費的支付一直是個敏感問題，加班時間多少是計算加班費的重要根據(jù)，一份書面記錄加班情況并證明勞動者同意加班尤為重要。

申請書內(nèi)容

勞動者名稱、申請加班日期、加班原因、加班預(yù)計的時間、部門主管確認、人事主管確認等。

勞動合同續(xù)簽意向書

《勞動合同法》第四十六條規(guī)定：除用人單位維持或者提高勞動合同約定條件續(xù)訂勞動合同，勞動者不同意續(xù)訂的情形外，依照本法第四十四條第一項規(guī)定終止固定期限勞動合同的，用人單位應(yīng)當(dāng)向勞動者支付經(jīng)濟補償。

勞動合同期滿后的企業(yè)的續(xù)訂條件以及勞動者的續(xù)訂意向是判斷用人單位是否要支付經(jīng)濟補償?shù)闹匾獦?biāo)準，一份書面的文件能真實的反映雙方的意向，避免日后不必要的勞動糾紛。

實踐中用人單位往往會忽視這個主動告知義務(wù)，導(dǎo)致發(fā)生因“欺詐”而導(dǎo)致勞動合同無效并賠償勞動者損失的法律風(fēng)險。

主要內(nèi)容

一般包含：勞動者名稱、原勞動合同到期時間、續(xù)簽勞動合同與原勞動合同區(qū)別、答復(fù)期限等。

以上12條必備文件，以備在企業(yè)發(fā)生勞資糾紛時以作證明之用，但并不是只要做好這12件文件準備就萬事大吉，如保密協(xié)議、競業(yè)禁止合同、服務(wù)期協(xié)議等法律文件在此就沒有具體展開。

每個企業(yè)HR都應(yīng)根據(jù)自身不同的狀況制定出專用的法律文件，并加以妥善保存。

最后，希望每個企業(yè)都能有一個健全的HR管理體系，避免不必要的勞動糾紛和法律風(fēng)險。

來源：互聯(lián)網(wǎng)